Mẹo xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng

Vì sao việc xếp lịch quan trọng không kém thực đơn

Chi phí nhân sự thường là khoản chi phí có thể kiểm soát lớn nhất của nhà hàng — thường chiếm 25–35% doanh thu. Dư thừa nhân sự làm bào mòn lợi nhuận vào những ngày êm ả; thiếu nhân sự làm mất lượt khách, tiền tip và đánh giá tốt vào những ngày đông khách. Xếp lịch không phải là thủ tục hành chính nhân sự — đó là đòn bẩy tăng lợi nhuận.

Quy trình xếp lịch hàng tuần hiệu quả

1. Chọn một thời điểm cố định để công bố lịch — ví dụ: lịch làm việc được công bố vào thứ Sáu lúc 5 giờ chiều cho tuần sau. Nhân viên sẽ dễ dàng sắp xếp cuộc sống cá nhân nhờ tính nhất quán này.
2. Chốt yêu cầu hai ngày trước đó. Chấp nhận yêu cầu nghỉ phép và ưu tiên ca làm việc cho đến thứ Tư; tiến hành xếp lịch vào thứ Năm – thứ Sáu.
3. Xếp lịch dựa trên dữ liệu doanh số, không dựa trên thói quen. Hãy xem lại số lượng khách theo ngày và khung giờ của năm trước — hoặc ít nhất là của tháng trước. Bữa trưa thứ Ba không giống bữa tối thứ Sáu.
4. Dự phòng nhân sự cho trường hợp vắng mặt đột xuất — bố trí một nhân viên dự phòng hoặc nhân viên đa năng vào những ca cao điểm.
5. Rà soát tỷ lệ chi phí nhân sự hàng ngày trong tuần và điều chỉnh mẫu lịch của tuần sau nếu bạn chưa đạt mục tiêu.

16 mẹo xếp lịch giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn

Kế hoạch và giao tiếp

• Công bố lịch vào cùng một khung giờ mỗi tuần — sự thiếu nhất quán là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc.
• Chia sẻ lịch làm việc dưới dạng kỹ thuật số để mọi người đều có phiên bản mới nhất; lịch giấy rất nhanh bị lỗi thời.
• Bao gồm các ghi chú về ca làm: ai mở cửa, ai đóng cửa, số lượng khách dự kiến nếu có sự kiện đặc biệt.
• Dán lịch ở nơi cả khu vực phục vụ (FOH) và khu vực bếp (BOH) đều có thể thấy — sự tách biệt dễ gây ra mâu thuẫn kiểu “Tôi không biết mình có ca làm”.

Kiểm soát chi phí nhân sự

• Đối chiếu số giờ làm việc đã xếp với dự báo doanh số trước khi công bố — đừng đợi đến khi chạy bảng lương mới kiểm tra.
• So le thời gian bắt đầu ca làm để tránh dư thừa nhân sự lúc 5 giờ chiều trong khi giờ cao điểm chỉ bắt đầu lúc 7 giờ.
• Cho nhân viên về sớm khi nhà hàng vắng khách — áp dụng chính sách rõ ràng và công bằng, không thiên vị.
• Theo dõi sát ngưỡng làm thêm giờ; chia bớt giờ làm dài sang hai nhân viên khác nhau nếu có thể.

Đổi ca và thay đổi lịch

• Cho phép đổi ca nhưng yêu cầu phải có sự phê duyệt của quản lý — để tránh vô tình tạo ra ca làm thêm giờ hoặc để trống ca.
• Không xếp nhân viên mới vào ca bận rộn nhất chỉ vì họ xung phong thay ca; hãy đối chiếu kỹ năng với khối lượng công việc thực tế.
• Ghi chép lại mọi thay đổi; những thỏa thuận miệng bị lãng quên vào thứ Sáu thường dẫn đến tình trạng vắng mặt.

Sự công bằng và giữ chân nhân viên

• Luân phiên các ca làm khó chịu (đóng cửa Chủ Nhật, mở cửa sớm) để không phải lúc nào cũng là cùng một nhóm người hy sinh.
• Tôn trọng yêu cầu nghỉ phép khi có thể — nhân viên kiệt sức sẽ thường xuyên gọi báo ốm hơn.
• Đào tạo đa năng để một người vắng mặt không làm tê liệt cả một khu vực.
• Ưu tiên lịch làm việc đẹp cho nhân viên chủ chốt; sự tin cậy đổi lấy tính ổn định.

Những sai lầm thường gặp khi xếp lịch nhân viên là gì?

• Áp dụng cùng một mẫu lịch mỗi tuần bất kể mùa vụ, sự kiện hoặc thời tiết.
• Xếp lịch riêng lẻ — khu vực bếp và phục vụ không phối hợp nhịp nhàng về khối lượng khách.
• Bỏ qua khả năng sẵn có — rồi tự hỏi tại sao nhân viên lại nghỉ việc.
• Không có quy trình phê duyệt đổi ca — dẫn đến làm thêm giờ và thiếu hụt nhân sự.
• Quá phụ thuộc vào một nhân sự chủ chốt — nếu người đó nghỉ việc, toàn bộ lịch làm việc sẽ đổ vỡ.

Phương pháp xếp lịch nhân viên tốt nhất là gì?

Phương pháp tốt nhất là đối chiếu dự báo số lượng khách + mô hình khung giờ với quy trình hàng tuần nhất quán, kèm theo các thay đổi đã được quản lý phê duyệt. Bảng tính phù hợp cho một địa điểm duy nhất; các ứng dụng xếp lịch hữu ích hơn khi bạn có nhiều ca đổi, nhiều vai trò khác nhau và cần báo cáo chi phí nhân sự. Công cụ ít quan trọng hơn kỷ luật trong việc xếp lịch dựa trên dữ liệu và công bố đúng hạn.

Kết nối việc xếp lịch với chiến lược kinh doanh

Nếu bạn đang chạy chương trình khuyến mãi vào các bữa trưa thứ Ba vắng khách, bạn cần đủ nhân sự để đảm bảo dịch vụ — nhưng không cần toàn bộ đội hình của ngày thứ Sáu. Khi các chiến thuật bán hàng làm tăng lượng khách, hãy điều chỉnh lịch làm việc từ tuần trước đó. Xem cách tăng doanh số nhà hàng và bảo vệ biên lợi nhuận với kiểm soát chi phí nguyên vật liệu.

Kết luận

Xếp lịch nhân viên nhà hàng là một nhịp điệu hàng tuần: thu thập yêu cầu, xếp lịch theo doanh số, công bố đúng hạn, phê duyệt thay đổi và rà soát tỷ lệ chi phí nhân sự. Làm đúng điều này, cả đội ngũ của bạn và báo cáo lãi lỗ đều sẽ “dễ thở” hơn. Khi thực đơn hoặc bảng đặc biệt thay đổi giữa tuần, nhân viên có thể hướng dẫn khách đến thực đơn mã QR luôn được cập nhật — giảm bớt một việc phải in ấn lại trong những ca làm việc bận rộn.